§ 12 Beschlussprotokoll / Aufzeichnung / Niederschrift

  1. Über den Gang der VV und die von der VV gefaßten Beschlüsse ist ein Protokoll zu fertigen (Beschlussprotokoll).
  2. Der Ablauf der Sitzung und die Redebeiträge werden durch ein Aufnahmegerät festgehalten, sofern die VV dies nicht zeitweilig ausschließt. Jedes Mitglied der VV erhält eine Kopie der Aufzeichnung (Audio-Datei). Die VV kann beschließen, den Ablauf der Sitzung zusätzlich ganz oder teilweise in Form einer Niederschrift auf der Grundlage der Aufzeichnung gemäß Satz 1 nachträglich zu dokumentieren.
  3. Das Beschlussprotokoll und eine ggf. nach Abs. 2 gefertigte zusätzliche Niederschrift ist vom Protokollführer auf Richtigkeit zu überprüfen und zu unterschreiben. Wenn die Mitglieder der VV innerhalb eines Monats nach Zusendung des Beschlussprotokolls keine Einwendungen erhoben haben, gilt dieses als genehmigt. Danach erfolgt eine abschließende Unterzeichnung durch den VV-Vorsitzenden und seinen Stellvertreter.
  4. Über den nichtöffentlichen Teil der Beratungen in der VV wird, falls die vertreterversammlung nichts anderes beschließt, ein gesondertes Protokoll (Beschlussprotokoll) angefertigt, das auf der Grundlage des Abs. 3 behandelt und genehmigt wird. Abs. 2 gilt entsprechend.
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